Volgen

Adressen importeren in WebGenerator ProMail

Adressen importeren in ProMail is erg eenvoudig. Hieronder zetten we de benodigde stappen voor u op een rijtje.

Kies of maak een verzendlijst

U kunt adressen importeren in een bestaande verzendlijst of er een nieuwe lijst voor aanmaken.

Bestaande verzendlijst:

  • Ga naar Lists & Subscribers
  • Klik op de naam van de lijst waarin u de adressen wilt importeren.
  • Klik op de button Add new subscribers in de rechterkolom.
  • Volgende stap, zie: Adressen invoeren.
Nieuwe verzendlijst:
  • Ga naar Lists & Subscribers
  • Klik op de button Create a new list in de rechterkolom.
  • Geef de nieuwe verzendlijst een naam.
  • Kies type Single opt-in of Confirmed opt-in.*
  • Klik op de button Create List.
  • Klik in het volgende scherm op de groene button Add subscribers.
  • Volgende stap, zie: Adressen invoeren.
* Single opt-in of Confirmed opt-in?
Dit is van belang als u voor deze verzendlijst een aanmeldformulier op uw website wilt plaatsen. Bij Confirmed opt-in ontvangen aanmelders een e-mail met een link waarop zij moeten klikken voordat zij daadwerkelijk aan de lijst worden toegevoegd. Bij Single opt-in zijn aanmelders direct ingeschreven. Confirmed opt-in is erg netjes, maar wettelijk niet verplicht en zou kunnen worden als een beetje "dubbel-op". Over het algemeen adviseren we daarom te kiezen voor Single opt-in.
 

Adressen invoeren

In het volgende scherm kunt u op verschillende manieren adressen invoeren:
adressen-typen-pasten-importeren.jpg
 
1. Intypen of "plakken"
In het kader gemarkeerd met de (1) kunt u adressen los intypen of simpelweg plakken. U kunt daarbij per adres meerdere gegevens invullen, gescheiden door komma's. Zorg wel dat elke adres op een nieuwe regel staat en hou per regel een consistente volgorde van de gegevens aan.
 
2. Importeren
In het onderste kader hierboven gemarkeerd met een (2) kunt u een bestand* uploaden. U kunt dat bestand naar dat kader toeslepen of klik op de link Select it from your computer instead... om het op uw computer te selecteren en te uploaden.
 
Nadat u op een van bovenstaande manieren uw adressen heeft ingevoerd of geupload, klikt u op de groene button Import these subscribers.
Zie Velden toewijzen voor de volgende stap.
 
* Welke soort bestanden kunt u importeren?
U kunt bestanden importeren van het type Excel, .csv (kommagescheiden bestand) en .txt. Het is dus niet meer nodig (zoals voorheen) om een Excel-bestand eerst te converteren naar .csv of .txt: u kunt direct uw Excel-bestand uploaden. Heeft u zeer grote (zware) bestanden, dan kunt u deze (om de uploadtijd te verkorten) ook comprimeren (bijvoorbeeld naar .zip- of .rar-bestand).
 

Velden toewijzen

In het volgende scherm kunt u de informatie uit het ingevoerde adresbestand toewijzen aan velden in de verzendlijst in ProMail. U kunt kiezen uit bestaande velden (de standaardvelden E-mail en Name van ProMail of eigen veld als het gaat om een verzendlijst waarin u al eigen velden had aangemaakt) of nieuwe velden aanmaken. U kunt er ook voor kiezen bepaalde informatie niet mee te importeren: kies in dat geval voor de optie Nothing (skip).
kolommen-aan-velden-matchen.png
Nadat u de informatie aan de juiste velden heeft toegewezen klikt u op de groene button Finish adding subscribers. De adressen worden geïmporteerd (u ziet een voortgangsbalk). Als dat is gebeurd kunt u de verzendlijst gaan gebruiken om mailings naar te verzenden. Het is echter mogelijk dat ProMail u eerst nog wat feedback geeft over de geïmporteerde adressen. Meer hierover onder het kopje Import rapportage.
 
Goed om te weten...
  • Mogelijk heeft u in ProMail ingesteld dat mensen die zich via uw website aanmelden een bevestiging of autoresponder ontvangen. Dergelijke mails worden niet verzonden als u adressen direct importeert.

  • ProMail werkt met een standaard veld Name. De inhoud van dit veld wordt -- indien aanwezig -- in e-mails aan de ontvangers getoond in het veld "Aan:" (samen met het e-mail adres).
  • U ziet ook een optie First name en Last name. Let op: dit zijn feitelijk geen aparte velden, maar deze worden bij het importeren samengevoegd in het veld Name.
  • Bij personaliseren van een nieuwsbrief gebruikt ProMail voor First name alles voor de eerste spatie van het veld Name, en voor Last name alles achter de laatste spatie. Dat is een verre van waterdichte methode, want volgens die logica heeft een "Jan Willem van den IJssel" als voornaam "Jan" en als achternaam "IJssel". Over het algemeen adviseren wij daarom om bij personalisatie aparte, eigen velden ("Custom fields") aan te maken. Maak bijvoorbeeld een eigen naam "Voornaam" aan als u een aanhef met voornaam wilt gebruiken. Zo weet u zeker dat u een "Jan Willem" niet met "Beste Jan" aanspreekt bijvoorbeeld. Ook hebben we in Nederland te maken met tussenvoegsels die de ene keer met hoofdletter worden geschreven (meneer Van Dalen) en de andere keer zonder hoofdletter (Piet van Dalen). Hou dus ook hier rekening mee als u met personalisatie wilt werken.
 

Import rapportage

In de volgende gevallen kan ProMail bij het importeren een melding geven:
  
  • Ongeldige e-mail adressen (Invalid emails) -- Als een e-mail adres niet als een e-mail adres is geformatteerd (omdat er bijvoorbeeld spatie in staat of omdat de ".nl" is vergeten) zal ProMail dat laten weten. U kunt die ongeldige e-mail adressen dan desgewenst downloaden, corrigeren en opnieuw importeren.
          
  • Dubbele adressen (Duplicates) -- Een e-mail adres kwam meerdere keren voor in uw importbestand. Het adres zal maar één keer worden geïmporteerd (het adres dat het eerst op de lijst voorkwam).
           
  • Bijgewerkt (Updated) -- Het e-mail adres stond al in de lijst, maar bevatte in de import nieuwe of aangepaste informatie. De bestaande informatie wordt dan bijgewerkt met de nieuwe informatie.
          
  • Geen wijzigingen (Unchanged) -- Alle adressen en bijbehorende informatie waren identiek aan de adressen en informatie die al in de lijst stonden. Er zijn daarom geen wijzigingen op de lijst doorgevoerd.
           
  • Problemen met eigen velden (Custom field problems) -- De informatie van eigen velden in het importbestand matcht niet met de velden die zijn aangemaakt voor de verzendlijst. De adressen worden wel geïmporteerd, maar zonder de velden die problemen veroorzaakten. U kunt de verzendlijst desgewenst weer downloaden, aanpassen en herimporteren.
Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen